O trabalho realizado na documentação do SAR, é um processo bastante minucioso, assim como é em qualquer tratamento de conservação documental.
O primeiro passo para manter a documentação em condições adequadas no processo de conservação documental é na higienização e organização do acervo.
No processo de higienização, é retirado quaisquer sujidades existentes no documento. Começando com a retirada de embalagens plásticas, espirais, grampos e clipes de metais ou não. É necessário também avaliar as dobras nos documentos, se houver possibilidade de estiramento sem que haja prejuízo para o documento, nós o faremos. Depois desse passo a passo, com ajuda de espátula e bisturi cirúrgico que auxilia no processo de extração de objetos, sujidades e restos de insetos como traças e caminhos de cupim principalmente, usamos trinchas especificamente macias e com todo cuidado necessário damos prosseguimento a limpeza folha por folha, tendo também o auxílio do álcool 70 e algodão nesse processo.
No que se refere a organização dos conjuntos documentais, o SAR já facilita em boa parte, pois, na maioria das pastas que chegam para tratamento, já vem numa organização prévia de atividades, nós a complementamos e colocamos no ordenamento correto, quando necessário, respeitando as atividades, datações e procedência. Também fazemos a contagem de folhas contidas em cada uma para que haja controle documental e para compor o inventário. Sem contar que temos a facilidade de já conhecer muito bem a documentação produzida por eles, o que ajuda muito nesse ordenamento feito e posteriormente inventariado. Tudo isso para ao final do trabalho tenhamos os documentos em condições de armazenagem e identificação de cada caixa arquivo, que poderão ser consultadas previamente sem serem manuseadas para saber o que tem em cada uma delas, pois além de ter a identificação individual, com a descrição dos tipos, de atividades correspondentes e datas, também colocamos os QRCODE que direciona para o inventario daquele conjunto documental disposto, organizado e acondicionado naquela pasta de forma mais acessível possível.
Técnicos responsáveis –
Poliana Cláudia Martins da Silva D. – Historiadora e Esp. Arquivologia, Diretora de Conservação, preservação e pesquisa – AMAN
Cláudio Correia de Oliveira Neto – Ms. Historiador, Esp. EJA e Psicopedagogo, Colaborador – AMAN
